Gestioná efectivamente tu negocio para lograr el éxito

Dejame contarte el secreto que ya muchos coaches, consultores, profesionales independientes y otros exitosos solopreneurs online conocen y aplican: debés aprender a gestionar tu negocio efectivamente para poder vender luego tus productos y servicios sin abrumarte ni sobrecargarte de trabajo.

Antes de ello, veamos unas simples preguntas para ayudarte a evaluar tu situación. Si respondés afirmativamente al menos a una de ellas, lamento informarte que no estás manejando efectivamente tu negocio 🙁

•  ¿Te sentís abrumado al comenzar cada día, o dicho de otro modo: no sabés por dónde empezar cada día, qué tarea será la primera?

• ¿Al final de cada día sentís que no has logrado nada, a pesar de haber estado ocupado todo el santo día?

•  ¿Sentís que se te escapan de control los proyectos y/o clientes?

Estos son algunos de los síntomas clásicos de lo perjudicial que resulta la FALTA de sistemas en tu negocio – si no estás manejando tu negocio de una manera eficiente, ¿cómo podrás mercadearlo de una manera efectiva, eficiente y eficaz? Si no tenés los sistemas centrales de tu negocio en su lugar, tu negocio te está manejando a vos en lugar de cómo debe ser: VOS SOS quien debe manejar a tu negocio.

Vamos a ver 5 formas de empezar a gestionar tu negocio para que sea efectivo y te genere crecimiento.

1- Revisá tus sistemas actuales.

Lo primero que necesitás hacer es mirar los sistemas que actualmente tienen lugar en tu negocio.

¿Qué es lo que te frustra constantemente?

¿En qué sentís que se te va el tiempo?

Por ejemplo, ¿estás continuamente buscando una dirección de email? ¿O no podés seguir con certeza tus proyectos o clientes, rastrearlos a simple vista para ver si van en la dirección correcta?

Hacé una lista con todos estos puntos en los que se te va el día, con todo lo que vos creas que son los problemas, pues es por donde se filtra tu tiempo y tu productividad si al final no te generan ingresos.

Aquí es dónde debés crear sistemas o hacer mejoras en tus métodos y hábitos para que estos trabajen para vos, y no en tu contra.

2. Ponete a crear tus sistemas centrales de organización. 

Ahora que sabes dónde subyacen tu distracción y desorden, comenzá con los pasos para mejorar.

En otras palabras, podés comenzar ahora a crear el sistema nervioso central de tu negocio, un sistema simplemente es una descripción de cómo hacer algo.

Por ejemplo, cómo crear un archivo para un nuevo cliente, ¿cómo gestionás las preguntas de los nuevos clientes?

Mirá en las áreas que has identificado dónde se te va el tiempo y decidí cómo tornarlas en un sistema.

Listá todos los pasos que lleva el proceso desde que comienza hasta que termina, estos pasos serán tu sistema.

3- Sistematizá las tareas repetitivas.

Si te ves haciendo la misma tarea una y otra vez, es momento de crear un sistema para esto.

El mejor ejemplo podría ser responder la misma pregunta que te hacen tus clientes o prospectos una y otra vez. La manera más fácil de resolver estas preguntas y respuestas rutinarias, es juntarlas en una misma plantilla que crearás para responder la próxima vez que recibas la pregunta. La próxima vez que un cliente te haga esa pregunta, simplemente abrís esa plantilla, cambiás por el nombre del cliente, algún otro dato como una fecha o lugar, y le das a enviar 😀

Otra alternativa: Crear una página de Preguntas Frecuentes (FAQ) en tu sitio a donde dirigir a tus prospectos o clientes.

Nota: yo aconsejo los dos, si envías a tu cliente a una página web, pareciera que no estás tomando en serio su consulta, o peor, tratándolo con desdén por enviarlo a buscar una respuesta entre muchas. En todo caso tendrás una plantilla con cada respuesta de las FAQ, y en ella un enlace que diga “Tal vez te interese ver preguntas similares AQUÍ” o algo por el estilo.

Las plantillas se pueden crear en Outlook o en Gmail (canned responses o respuestas almacenadas), y si usas algún CRM, ¡genial! Son ideales para ello.

4- Convertí tu calendario en una planilla de actividades.

Ahora que tenés tu sistema central organizado, comenzá a observar cómo se estructura tu semana.

En tu plantilla creá bloques de tiempo para las actividades, por ejemplo, podés decidir que los viernes es el día para desarrollar tu negocio, los lunes para organizar tus actividades de marketing, y del martes a jueves te dedicarás a clientes y actividades que dejen ganancias.

Una vez que hayas creado una estructura para organizar tu semana laboral, notarás que te sentís más enfocado y productivo.

5- Creá un plan de largo plazo.

Lo ideal son las hojas de cálculo, ¡usalas para más que listar y sumar! 😉

Planeá todo el año, sí, como leés, planeá todo tu año: creá las actividades de marketing anuales, de manera que ya sepas mes a mes qué programas darás, qué actividades promocionales te tocan determinado mes y cuáles en el siguiente, creá tu calendario de publicación de artículos, creá y decidí qué estrategia aplicarás ese mes, qué resultados rastrearás al otro, etc.

Esto te evitará sorpresas al gestionar tu negocio, porque siempre sabrás en qué estás trabajando, por qué y para qué, es decir, nada más ni nada menos que hacia dónde te dirigís con ese plan de pasos.