Una VA Técnica para tus Webinars

Es habitual que cuando me consultan por mis servicios como asistente virtual, muchas personas dan por sentado que cumplo cualquier función como la clásica gestión de clientes y correos, hasta llamados, que en el imaginario colectivo suele emparentarse con una secretaria a distancia.

Si bien en el pasado he realizado esas tareas también, he ido especializándome en la parte técnica. Y a raíz de una situación particular, que compartí con los lectores de mi newsletter el año pasado, me di cuenta que es la ejemplificación perfecta de un par de mis tareas que se amalgaman en este caso en una: webinars y asistencia en cursos online.

Por lo tanto, he decidido compartirla con los lectores del blog también (por cierto, si querés acceder a mis boletines, solo completá el formulario de la derecha para suscribirte) por dos razones:

1 – Si te ha pasado o te sentís identificado con la situación, te paso la forma de estar seguro que podés solucionarlo. También te dejo una minilista de recursos al final del artículo.

2 – Para que conozcas en qué tipo de situaciones puedo asistirte. Pues en estas nuevas profesiones a veces no nos damos cuenta que existe la posibilidad de acceder a ayuda experimentada 🙂

COSAS QUE TE PUEDEN PASAR EN UN WEBINAR

En una semana bastante completa con trabajos a entregar (página de captura, páginas de ventas y membresías), una de las tareas (de las habituales, por otro lado) fue la moderación de una teleconferencia.

En realidad no era una moderación en términos rigurosos porque es un curso, así que es diferente porque hay conocimiento y cariño con la audiencia, entoces se hace más fácil, más distendida la tarea 😉

Así y todo, esta vez fue de las pocas que me tocó pasar un poco de ansiedad al terminar: había notado que la plataforma mostraba a varios como «sin conexión» a pesar de que veían, oían y participaban de la conversación, así que no le di mucha importancia, me mantuve atenta pero lo atribuí a fallas momentáneas en mi conexión, o errores -poco comunes- de GoToMeeting.

Una vez concluida la sesión, convertí el archivo a video como siempre, y cuando ya estaba por enviar la grabación (revisada pero no noté nada al pasarlo rápido), me vienen a la memoria estos episodios repentinos de desconexión, entonces decidí una revisión más detallada en un editor de audio: disculpame la falta de modestia, pero me felicité por el paso extra: evidentemente no se habían grabados esos minutos. Eran instantes, momentos de silencio cortos pero molestos.

POR QUÉ NECESITÁS UNA ASISTENTE VIRTUAL TÉCNICA

NO me hice mucho problema, había grabado con mi Camtasia como respaldo también…. hasta que recordé que no uso la grabación de micrófono de mi parte pues no participo excepto en contadas ocasiones y para aclarar algo al principio o al final que se corta en los audios que enviamos. Claro que existe la ley de Murphy… y esta vez tuve participación porque las preguntas de los concurrentes eran sobre… sí, ¡landings y pagos! jajajja (les hice un video sobre este último tema por eso la pregunta recaía en mi). Temas que me apasionan como sabés 😉

De manera que no hubo otra que recurrir a los 2 audios y crear un «collage» para hacerlo completo…. Bien.

El tema ahora era el video, porque si bien siempre es sólo conversación, al tratarse de landings te imaginás que hubo muestra de pantalla… y ahí Camtasia, que tan bien me responde siempre, ¡dejó de colaborarme! (le doy el beneficio de mi falta de habilidad porque la uso siempre con fines simples y sencillos, videitos explicativos para clientes principalmente).

Para mi suerte y la de mi cliente, había hecho otra grabación de respaldo (mirá la herramienta al final del post) con mi laptop, que quedó ¡DI-VI-NA! luego de los cortes necesarios 😀

Moralejas:

1 – No te confíes demasiado. Yo más de una vez me digo para qué tanto preparativo si nunca pasa nada. Esta vez pasó y el estar preparada me hace estar tranquila en estos momentos en lugar de estar dando explicaciones.

¿Más trabajo? Claro, pero por eso cobro una buena tarifa por mis servicios, que me permite estar cubierta con hardware y software de calidad, y realizar cursos para estar al día en las tareas que me especializo y sortear estos obstáculos de la mejor manera posible.

2 – Estate siempre listo y preparado para cualquier eventualidad. Seguramente alguna vez por más que tengas todo, algo fallará y no podrás hacer nada contra ello. Pero tu paz mental no será la misma si supiste que hiciste todo lo que estuvo a tu alcance.

3 – Todo tiene siempre solución. Sí, creeme 🙂

4 – [Advertencia: momento de autobombo] Necesitás una Asistente Virtual Técnica 😉
(Como dijo una de las chicas del curso «¡Pon una Marcela en tu vida!» jajajaa Me hizo reír mucho su ocurrencia 😀 )

EXTRA: RECURSOS PARA RESPALDAR TU WEBINAR

Este es el software que podés usar (yo los tengo en PC con Windows, pero Audacity y Camtasia tienen su versión para Mac):

Audacity: software editor de audio. Sirve para grabar también. Es gratuito.

Camtasia: software de video. Para grabar y editar. Super completo (y un poco caro).

Active Presenter: mi salvador de esa semana que te comento 🙂 Tiene una opción gratuita muy completa, cada vez mejor y con actualizaciones constantes. Realmente me gusta mucho.

Quizá este sea un poco distinto al resto de mis artículos, pero es algo que puede pasarte a vos con tus sesiones personales o grupales,  y esta experiencia te ilustra de una manera bien gráfica las soluciones.

Además me va a servir para develar el misterio que es mi trabajo para mi mamá xD y responder así su eterna pregunta (y por qué no resto de la familia y amigos): «Pero nena, a ver, vos… decime… ¿A QUÉ TE DEDICÁS?

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¿Qué hacés cuando te pasa esto en un webinar?? ? ? Te quedás sin internet un minuto antes de la videoconferencia? ? Tu computadora se niega a pasar los slides? ? Tuviste algún otro inconveniente y deberás empezar unos minutos después de lo anunciado? ? Te olvidás de grabar la sesión? ? También el nerviosismo depende cuando es un webinar de promoción o un sesión de encuentro en tus cursos con gente que te conoce ya, pero de todas maneras ala ansiedad existe ;)? ? Convengamos que son todas cosas fácilmente solucionables con un mensaje de email, pero que en el momento generan muchos nervios que te podés evitar.? ? ? Pero si tenés tu VA al mando de la sala, entonces podés estar más tranquila/o, porque ella se encargará de recibir a los asistentes que no hayan leído el mensaje, podrá ir avanzando con algún tema si es que puede y tiene tu permiso para hacerlo, o al menos dar información que siempre hay sobre el curso, horarios, o lo que sea que se deje para consultar después.? ? ? Con tu Asistente Virtual podés practicar también la plataforma si es que nunca la usaste, y sentirte más cómoda al momento de transmitir, y aunque surjan inconvenientes con la presentación, el audio, la cámara, no te vas a desesperar… además en última instancia pasará ella tus diapositivas por lo que eso también te agrega seguridad.? ? ? Puede estar al tanto de las preguntas durante la sesión para pasártelas, e ir avisándole a los impacientes que se responderá al final de la exposición.? ? ? También puede ayudar a los que tengan inconvenientes técnicos, con el audio o la pantalla.? ? Luego del webinar, también puede solucionarte algunos traspiés que pueden ocurrir. Por ejemplo, ¿qué tal si no se grabó la sesión por equis motivo?? ? Seguramente tu VA grabó con su sistema de respaldo al sesión ?? ? Y por supuesto, te puede asistir todo el sistema de mensajes de email, recordatorios, envíos de grabación, y si es un lanzamiento, ¡hasta las páginas de inscripción y venta!? ? Sentite acompañada durante tus conferencias online :)? ? ? ? #AsistenciaVirtual #AsistenteWebinars #TechieVA? #Webinars #Lanzamientos #Indoproductos? #CursosOnline #Coaches #Mentores

Una publicación compartida de Marcela Sosa (@marcesw) el 15 Jun, 2020 a las 1:46 PDT

No te olvides: En caso que quieras o necesites mi ayuda con tu webinar, lanzamiento o curso online, no tenés más que contactarme aquí 🙂

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