7 Tips para una facturación efectiva en tu emprendimiento

Emitir facturas y hacer el seguimiento de los cobros debe ser uno de esos elementos de gestión de tu negocio que más dolores de cabeza provoca a los profesionales independientes o freelancers, coaches y consultores.

Especialmente si te dedicás a tareas creativas como el diseño, programación, etc, o te dedicás al coaching o consultoría.

Es decir, amamos facturar como sinónimo de entrada de dinero 🙂 quién no, pero pasar al «papelerío», aunque sea digital, es otra cosa, ¿no?

Si bien hay cierto deleite en pensar en el pago que le sigue a la factura, a la vez esta es una de esas tareas administrativas que más se procrastinan (aunque nunca lo admitas).

Facturar no tiene por qué provocarte malestar o mal humor si se siguen estos consejos que adapté de Chris Talbot, para facilitarnos nuestra vida profesional.

7 TIPS que pueden salvar tu negocio

1- Reservá un día en tu calendario

Si estás jugando Criminal Case o haciendo cualquier cosa de la casa que puede esperar cuando en realidad deberías estar enviando tus facturas, entonces tu procrastinación está afectando una operación básica de tu negocio.

Sos responsable por esto.

Si ves que siempre al final de mes acumulás varias facturas a preparar y enviar, algunas de las cuales debieron estar en el escritorio de tus clientes desde hace semanas… evitá cualquier tentación que aparezca enfrente ¡y ponete a hacerlas ya mismo!

En definitiva, hay que evitar la tentación de posponer tu facturación por otro día más. SIEMPRE.

¿Cómo lograrlo?

En lugar de sentirte abrumado, respirá y comenzá por reservar un espacio regular en tu programación de trabajo, ese tiempo es el que dedicarás a tus facturas. Apegate a esta rutina y mantenela aunque te cueste al principio.

Reservá una hora y tiempo específicamente para esta tarea: vos sabrás si será una cita semanal, quincenal o mensual con tu software de facturación, depende del tipo de trabajo que hacés, tu clientela, etc. , lo que tenga sentido según tu negocio.

Separá ese tiempo, y USALO para emitir tus facturas. Sin excusas ni distracciones ni tentaciones, hacelo.

2- Familiarizate con las leyes y tasas de tu país y profesión o negocio

Las leyes de impuestos fiscales varían de acuerdo al país, estado o provincia, y municipio.

Si sos nuevo en tu emprendimiento, averiguá qué tasas necesitás aplicar, qué impuestos debés tributar por tus servicios, los registros que necesitás completar para incluir en tus facturas, y asegurate de no olvidar poner la tasa y cualquier información requerida (como el número de registro de tu negocio) en tu factura.

Si tenés que tributar tasas, tené en mente que éstas se te cobrarán luego a vos, independientemente que hayas recordado (o querido) no cobrársela a tus clientes.

Si cobrar tasas no es obligatorio, sino una opción, tal vez quieras hacerlo de todos modos: te da una imagen más profesional y hasta mayor “legitimidad” a los ojos del cliente.

Mi recomendación: consultá a un contador profesional, él sabrá guiarte y aconsejarte mejor.

3- Usá un sistema numerado

Adoptá un simple sistema de numeración para mantener un registro que haga «rastreables» tus facturas, y luego sé consistente en su uso.

Esto facilitará el seguimiento y organización de tus facturas para tu contabilidad cuando lo necesites. También será de ayuda en caso que debas enfrentar una auditoria, pues podrás dar cuenta de todas tus facturas sin complicaciones.

Un buen método debe ser simple: un ejemplo, comenzar con el año seguido de un número de 3 dígitos que contabiliza cada factura ( 2013-001, 2013-002, y así sucesivamente).

En el caso de que no quieras que tus clientes conozcan la cantidad de facturas que has enviado o que enviás mensualmente, se puede comenzar un sistema de numeración en algo que agregas además de 001 (digamos, 042, el de La Respuesta a la Pregunta Última sobre la Vida, el Universo y Todo).

Otra posibilidad: el año y las iniciales del cliente, seguido por el número de 3 dígitos para cada cliente, de manera que se vuelve un poco más complicado.

4- No termines y y lo dejes olvidado

La gestión exitosa del ciclo del pago, requiere atención al detalle, y no importa cuanto te disguste el hacerlo, el seguimiento de las facturas no pagadas en intervalos regulares es un mal necesario si querés tu entrada de dinero asegurada y en tiempo. No hay nada peor que darte cuenta luego de un tiempo que no contás con el dinero que creés por un fallo en el débito automático de la tarjeta de tu cliente.

Insisto, esto es quizá lo más difícil si trabajás en un campo creativo, como la escritura, creación de contenidos, diseño, etc. Pues considerás ese tu real trabajo, y no la contaduría, ni la administración o generación de nuevos negocios, PERO en realidad es justamente esto lo que no debés descuidar si querés vivir de lo que amás hacer.

Todo trabajo tiene sus contras, y esta parte debe hacerse aunque no te guste, no se puede vivir del aire 😉

El seguimiento de las facturas impagas en el tiempo debido es una necesidad obligatoria que se relaciona a tu ser emprendedor, es tu responsabilidad y, como ya expuse, parte del trabajo que debe hacerse.

Claro está: no comiences a perseguir a tu cliente el día después – al menos no si tu idea es mantener ese cliente 😉

Aunque siempre hay excepciones a esta regla: si alguien con quien llevás trabajando ya un tiempo y lo conocés como para saber que debés recordarle desde el día 1 que tiene la factura a disposición, hacelo.

5- Agradecé a tus clientes por el negocio

Parece un detalle menor, pero escribir “Gracias por tu confianza”, “Gracias por hacer negocios con nosotros”, “Gracias por confiar en XXX (nombre de tu compañía)» al final de tus facturas es un toque personal agradable que demuestra a tus clientes que realmente te preocupás por ellos, que te interesás por su negocio.

Al menos, demuestra que es una persona educada, amable aquella con la que han estado haciendo negocios, y no es ningún secreto que todos preferimos hacer negocios con gente agradable. De manera que mantené un tono amable.

6- Verificá errores

Si estás usando un software de facturación, entonces no tendrías que preocuparte por hacer mal las cuentas, pero nunca está de más asegurarte que las sumas dan bien, y decimales, puntos o comas (dependiendo de la moneda y país de tu cliente), estén en el lugar correcto 😉

Especialmente no te olvides de lo visto en el punto 2. Si te olvidás o cometes un error en las tasas, eso puede terminar saliendo de tu bolsillo al momento de pagar al fisco, no hagas que la tuya sea una de esas historias de terror que se escuchan como leyendas urbanas 😉

El software de facturación puede facilitarte enormemente el proceso y aliviarte el dolor de cabeza que suele ser la contabilidad de tu negocio, pero no hay nada que pueda hacer ni evitar si se entra un dato o número incorrecto.

7- Opciones de pago

Disponemos de una gran variedad de opciones y pasarelas de pago a nuestro alcance. Actualmente la gran mayoría de freelancers y profesionales independientes que trabajamos internacionalmente usamos PayPal (a pesar de las dificultades que solemos tener en algunos de nuestros países latinos).

Los que trabajan en el mundo offline, tal vez continúen con transferencias bancarias, cheques y efectivos, pero cada vez más se suman al pago electrónico.

Así mismo, a pesar de cierta desconfianza de los clientes, cada vez más ellos también aceptan el pago electrónico y quieren esa diversidad de medios de pago a disposición.

Está en vos delimitar cuáles son los riesgos y cargos que podés o querés afrontar al facturar.

TIP: Dejá visibles esas opciones en tu factura (y por qué no también en tu sitio web). Por lo menos te ahorrarás el tiempo de atender una llamada de algún cliente preguntándote esto si las opciones son obvias.

Estos han sido unos pocos y simples consejos de facturación que a todos nos viene bien tener en mente, sobre todo a los novatos o aquellos que nunca tuvieron relación con esta parte del negocio cuando trabajan en relación de dependencia.

A pesar de su simpleza pueden ahorrarte mucho tiempo y, lo más importante, dolores de cabeza.

¡Hacé uso de todas las opciones que te ofrece la tecnología! Y sobre todo, tomá ventaja de las nuevas profesiones: una asistente virtual profesional puede ayudarte en todo esto, además de darte su opinión sobre pasarelas y medios de pago, facturación online, etc.

¿Tenés algún tip que nos quieras compartir?