Primero que nada, reconozcamos que crear una Guía o Manual de Operaciones y Procedimientos Estándar, no es la parte más divertida de emprender un negocio online.
Es por ello que la mayoría no lo tiene, o lo tiene incompleto, y saltea este paso hasta que el crecimiento de su empresa lo vuelve impostergable… y es en ese momento donde te desesperás y pensás lo fácil que hubiera sido hacerlo al principio, cuando si bien una tarea pesada, no había tampoco tanto para registrar y se hubiera hecho paso a paso, sin prisa y sin pausa, pero sin estrés…
Sin dudas, necesitás tener tu Guía.
Cómo comenzar a crear tu Manual de Operaciones
Tomalo como hacer ejercicio – no siempre es divertido cuando comenzás… Tenés que esforzarte a salir de la cama temprano para ir al gimnasio cuando te quedarías con gusto bajo las frazadas 😉 Pero lo hacés de todas maneras, porque reconocés el beneficio de ejercitarte. Puede que no adores el ejercicio, pero finalmente llegás al punto en que se vuelve parte de tu rutina y ya no es una carga insoportable, se hace casi sin pensar.
Bueno, documentar los procesos de tu negocio de coaching, consultoría o mentoría, es lo mismo. Y así como te ejercitás para mejorar tu salud, registrar tus procesos en un manual, hacen a la salud de tu empresa.
Te propongo estos 3 simples y sencillos pasos para ponerte en acción:
1-Decidir quién debe documentar los procesos
No hay mucha ciencia aquí, quienquiera que sea que se esté dedicando al proceso a registrar, esa persona debe ser quien lo documente.
Si hasta el mmento fuiste vos solo el que se ha dedicado al negocio, entonces serás vos. Si tenés una o dos asistentes virtuales, que han estado haciendo el trabajo, entonces hacé que te ayuden (y sí, les deberás pagar extra por este tiempo o tarea).
Tené presente que requiere una buena dosis de disciplina de ambas partes, por un lado necesitás establecer y pedir que hagan esta tarea como parte de sus funciones, y por su parte la/s VA/s necesitan separar y administrar su tiempo para realizarla.
2- ¿Cuándo empezar?
¡AHORA! La mejor manera de crear tu Guía o Manual de Procedimientos es “a medida que avanzás” o hacés las cosas. Tanto vos como tu equipo pueden comenzar a documentar cosas a medida que van apareciendo y se hacen de manera repetida e igual.
NO intentes hacer todo de una vez y convertir esto en un proyecto gigante. Es demasiado estresante sin necesidad. Si trabajás en equipo, proyectá que cada persona (vos incluido si es el caso) complete al menos un par de registros a la semana. En general, salvo excepciones, no aconsejo en principio documentar tareas que solo se realizan en raras oportunidades. Tienen prioridad aquellas que se hacen regularmente y son vitales para el negocio.
3- Decidí el mejor formato.
Tu Guía de Procedimientos debe estar online, necesita un espacio en la nube donde esté al alcance de todos y ser accesible para cualquiera del equipo para que pueda ser actualizada fácilmente. Recordá que los cambios son constantes en esta época.
Pueden ser registros escritos, audios, o videos, o una combinación. Si elegís audio o video, sin embargo, recomiendo ampliamente que tengas a alguien que transcriba y lo pase a un registro escrito, mejor en forma de checklist para una referencia fácil al momento que se necesite usarlo. Los videos son excelentes, pero nada peor que tener que ver un video de 5 minutos cuando con una lista en una simple ojeada sabemos qué hacer. Tal vez debamos recurrir al video si no se entiende algo, o cuando entra alguien nuevo como forma de entrenamiento, pero siempre acompañado de una guía escrita.
Tenés ganas de comenzar ya, ¿verdad? 😉 Hacelo, cuanto antes comiences, más rápido te sacarás la angustia de encima (¿qué pasa si mi VA se enferma, se va de vacaciones? ¿Cómo lograremos hacer las cosas llevando el orden establecido? Ya sabés todos esos pensamientos que probablemente rondan en tu cabeza…). Si empezás ahora es posible que en unas pocas semanas ya tengas los primeros procesos documentados, en camino a ser un útil manual de referencia pronto… y entonces sí estarás bien tranquilo, simplemente disfrutando el proceso 😀
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