Los sistemas esenciales para automatizar tu negocio y valorar tu tiempo

Imagen reloj de arena

El tiempo es uno de nuestros activos más valiosos. Es sorprendente cómo se va sin darnos cuenta siquiera, sin tener consciencia plena hasta que vemos que se nos escurre sin disfrutar de nuestras familias, amigos, hobbies, etc.

Y lo más triste de esto, es que ni siquiera es necesario que pase así, “malgastado y maltrado”.

Tan solo con un poco de organización, crear e implementar sistemas y automatizar acciones, podés hacer la diferencia en tiempo y DINERO que impulsen tu negocio.

Tan elemental, sabido… e ignorado conocimiento 😉 Porque no podés negarme que ya sabés todo esto.

Las excusas que suelo escuchar en clientes, colegas, amigos y familiares, es el temor a perder espontaneidad o creatividad.

Pero en mi experiencia, viendo los resultados míos y de clientes, la realidad indica que esos temores son infundados, de hecho, pasa exactamente lo contrario: el organizarte y poner los sistemas y procesos correctos en orden, te garantizan más espacio y tiempo para la creatividad, y además… ¡te permite aún mayor espontaneidad!

Y para tomar la mayor ventaja y obtener más tiempo aún, debés organizarte con sistemas que puedas automatizar e integrar…

Integrar los diferentes pasos es clave, pues monitorear varios sistemas desgasta, es extenuante y los resultados son opuestos a los buscados.

¿Cuál sos vos?

1- NO te organizás nunca ni creás sistemas para salvaguardar tu creatividad y lo que te hace único, tu diferencial.

2- Por el contrario, tenés tantos sistemas para organizarte que terminaste creando una telaraña que te mantiene atrapado jugando con la tecnología, aprendiendo a dominar cada paso… y gastando más tiempo del que deberías.

3- Te encantaría ser organizado, pero no tenés ni idea de dónde ni cómo comenzar.

Sea cual seas de estos 3, te puedo ayudar 😉

Necesitás poner en orden tus sistemas y procesos, los cuales debés integrar y automatizar para que funcionen apropiadamente aún en tu ausencia.

Y sin dudas podrás crear estos sistemas que harán que tu negocio vaya sobre ruedas, hacer dinero y ganar tiempo.

4 SISTEMAS ESENCIALES PARA AUTOMATIZAR TU NEGOCIO

Hay 4 sistemas esenciales que debes tener en orden para aprovechar tu tiempo y lograr más haciendo menos, impulsando tu negocio. Decile sí a tu tiempo creativo, decile sí a tus vacaciones despreocupadas y decile sí a tus seres queridos con tiempo y dinero para disfrutar.

1- Automatizá el seguimiento de tus clientes y prospectos

Un dato que puede sorprenderte: las ventas se obtienen del quinto a décimo contacto de seguimiento. Y a pesar de saberlo, la triste realidad es que la mayoría de nosotros no da seguimiento a sus prospectos, algunos ¡ni siquiera una vez!

¿Por qué?

Porque te consume tiempo, es aburrido… y la principal causa es que muy probablemente lo encuentres un poquito intimidante 😉

Entonces, pensá: Si automatizás el seguimiento, el sistema lo haría por vos, en el momento correcto, sin necesidad de estresarte por el asunto cada vez que alguien comienza el proceso.

  • Usá tu sistema de CRM para el envío de respuestas automáticas (aconsejable).
  • Si no tenés,una forma es implementar un formulario integrado con tu sistema de email marketing, en el que cada vez que alguien consulte, actúe como un opt-in o suscripción, y se dispare una serie de autoresponders, en el que le enviarás información valiosa mientras evaluás al cliente. Información que además te mantendrá en su mente.
  • O podés tener un mail especial, por ejemplo, que sólo se use para prospectos que entren por el formulario de la página de contacto de tu web, y programar el envío del seguimiento de ese prospecto, en este caso, por ejemplo, lo enviaría a un formulario más extendido en el que puedas recabar información para ver si es tu cliente ideal.
  • También te aconsejo el uso de plantillas, de acuerdo a la consulta recibida. Ideal: Gmail o Google apps con las canned responses o respuestas almacenadas.

Como ya te he aconsejado en anteriores ocasiones, si nos referimos estrictamente a suscriptores, podés tener planeado y programado el contacto por 3 meses, 6 meses… o hasta un año! O mientras te tomas vacaciones o estás enfermo o simplemente descansás.

2- Automatizá el proceso de agendar la primera sesión de consulta

Uno de los grandes ladrones de tiempo que veo en mis cliente es agendar sesiones, no hablemos de la primera cuando no hay un conocimiento de horarios y días de la otra parte.

Eso genera un ir y venir de mails o llamadas a pesar de las muchas opciones que se den, siempre el prospecto pide otra opción que no está en la lista. ¿Te suena familiar? 😉

El tiempo pasa y se diluye y lo más probable es que ambos pierdan interés, con el sabor amargo del tiempo perdido y ningún resultado positivo. Desmoralizador.

NO sigas en este juego que tiene tan fácil solución:

  • Creá bloques de tiempo disponible en tu calendario, ya sea Boomerang Calendar, vcita, TimeTrade o tu plataforma de CRM, luego los prospectos y clientes ven tus horarios y días disponibles para agendar su cita o sesión contigo sin idas y vueltas desgastantes.
  • Luego, si tu sistema no tiene confirmación automática, creá un autoresponder diciéndoles que la fecha está acordada, y explicale si debe esperar un link, con cuánta anticipación, o si será una sesión telefónica, etc. Agregá un enlace a un formulario o documento con la información estratégica que deben proporcionar o reunir o tener a mano para que la sesión sea aprovechada al 100 por ciento por ambas partes.
  • Todo esto lo tendrás oportunamente preparado en una plantilla a la que solo debas cambiarle las fechas, horarios, enlace de reunión, nombre. Muy fácil para vos o tu asistente virtual.

3- La Automatización es la clave para desconectarte en vacaciones

Nada peor que programar tus vacaciones, estar en un lugar increíble…. Y no poder disfrutar a pleno, porque pasás (malgastás) incontables horas respondiendo emails de trabajo.

Si sentís que si te desconectás, podrías perder un prospecto o peor, un cliente. ¡NO, ya dejá esos pensamientos y actitudes de lado con la automatización!

  • Programá sesiones personalizadas para tus clientes recurrentes.
  • Enviá un resumen mensual de todas las sesiones agendadas para ese mes, de manera que nada escape a tu visión de sesiones y tareas por hacer, ni de lugar a malos entendidos.
  • Recordales y enseñales a tus clientes a guardar los documentos y audios de clases y sesiones en carpeta fáciles de acceder y localizar, o sugeriles que ingresen con cierta frecuencia al área privada de tu sitio para ver los documentos, de manera que mantenga su concentración y aprendizaje frescos para el momento de tu regreso o su próxima reunión programada.

4 – BASTA de correr tras el dinero

En general, la parte de decir tu honorario suele ser de las más traumáticas, nos invade la vergüenza, las inseguridades…. Facilitate esta parte automatizando el proceso de pago, dejá atrás los miedos y dudas y obtené tu pago con estos pasos:

  • Creá las facturas con antelación (por supuesto esto depende de tu negocio, estoy enfocándome en coaches con paquetes ya pre-fijados y armados). Lo ideal es que tengas un sistema de facturación, yo uso FreshBooks.
  • IMPORTANTE: Usá un formulario de autorización de cobros a tarjetas de crédito para automatizar el proceso de pago.
  • Generá los recibos de esas facturas y enviáselas por email a tus clientes (nuevamente, este paso está cubierto en Freshbooks de manera automática).
  • Contratá a una asistente virtual para que gestione tu sistema de pagos, ¡liberá tu tiempo!

Si querés vivir tu vida de una manera que merezca ser vivida, organizá, automatizá e integrá los sistemas y procesos de tu negocio: ahorrá dinero, ganá tiempo y cambiá tu vida 😉 ¡Se puede!

4 Sistemas esenciales para automatizar en tu negocio

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *